Piegādātāju rēķinu saskaņošanas un apstrādes risinājums


Piegādātāju rēķinu apstrāde uzņēmumos parasti ir manuāls process. Pārsvarā rēķinus saņem
drukātus uz papīra, tad tos pārsūta atbildīgai struktūrvienībai apstiprināšanai, reizēm arī pa pastu, un šī procedūra prasa ļoti ilgu laiku (pētījumi liecina vienam rēķinam vidēji 24 minūtes). Ja katru mēnesi jāsaskaņo vairāki simti pat tūkstoši rēķinu, tad tas prasa ievērojas izmaksas. Apstiprināšanas process ir grūti izsekojams un kontrolējams.

Ar piegādātāju rēķinu apstrādes automatizācijas programmu, manuālie darbi tiek dramatiski samazināti un apstrādes cikls būtiski paātrināts. Samazinās laika patēriņš un izmaksas, kuras prasa saskaņošanas un apstiprināšanas procedūra.

Risinājuma ieguvumi

  • „Ugunsgrēku dzēšanas” vietā plānota plūsma, kas samazina iespēju sabojāt attiecības piegādātājiem un saņemt līgumsodu;
  • Dod laika un izmaksu ietaupījumu visiem iesaistītiem darbiniekiem uzņēmumā:
  • Uzlabo naudas plūsmas īstermiņa plānošanu un kontroli;
  • Atgādinājumi e-pastā neļauj aizmirst par rēķiniem un visam procesam iekavēties.

Vienots risinājums attālinātām struktūrvienībām

Piegādātāju rēķinu saskaņošanas risinājums nodrošina kopdarba iespējas izmatojot Web pārlūku
no jebkuras vietas un jebkurā laikā caur Internetu. Katras struktūrvienības vadītājs iegūst pilnu kontroli un uzņemas atbildību pār izmaksām.

Videi draudzīgāka rēķinu apstrāde.

Automatizēta rēķinu apstrāde mūsdienās pakāpeniski kļūst par standarta procesu mūsdienīgos
uzņēmumos visā pasaulē. Piedāvātais risinājums saīsina rēķinu apstrādes ciklu un uzlabot procesu kontroli, kā arī ir videi draudzīgs, jo būtiski samazina drukātu papīra lapu apriti un ierobežo papīra dokumentu pārsūtīšanu jeb transportēšanu visos darbplūsmas soļos.


Rēķinu apstrādes plūsma.

Pirmais solis – no piegādātāju rēķiniem iegūst datus. Papīra rēķini tiek noskenēti un arhivēti,
bet e-rēķini importēti risinājumā.

Otrais solis – saņemot paziņojumu par ienākušo rēķinu, projekta vadītājs vai struktūrvienības
atbildīgais darbinieks to elektroniski akceptē un attiecina uz konkrētu projektu, etapu vai izmaksu centru.

Trešais solis – Grāmatvedības departamentā akceptētos un attiecinātos rēķinus elektroniski
importē ERP uzskaites sistēmā un veic apmaksu rēķinā norādītajā termiņā, nodrošinot automatizētu apstrādes procesu.

Ērti lietojamā risinājuma web interfeisā atbilstoši uzņēmuma noteiktajai procedūrai apstrādā visus saņemtos rēķinus gan tos kuru atbilst, gan tos kuri neatbilst sagaidītajam.

Papildus funkcija – Līgumu arhīvs.

Atsevišķā reģistrā iespējams saglabāt ar piegādātājiem noslēgto līgumu elektroniskās kopijas, kas uzlabo noslēgto līgumu pieejamību attālinātām struktūrvienībām un rēķinu atbilstības kontroli noslēgtajam līgumam.

Papildus funkcija – Pasūtījumu reģistrs.

Pirmais solis – tiek piereģistrēts pasūtījums jeb vajadzība veikt iepirkumu no piegādātāja,

Otrais solis -
pasūtījuma saskaņošana un apstiprināšana uzņēmuma struktūrvienībās,

Trešais solis – dati nonāk finanšu departamentā un laicīgi tiek paredzēti līdzekļi vai koriģēts iepirkumu plāns,

Ceturtais solis – saņemtie iepirkuma rēķini tiek salīdzināti vai pirkums ir saskaņots un atbilst apjomam.

Piegādātāju rēķinu apstrādes priekšrocības.

  • Samazinās rēķinu nozaudēšanas gadījumi kompānijas iekšienē, īpaši gadījumos, kad rēķinu apstiprinātāji atrodas dažādās vietās vai ir bieži komandējumos un izbraukumos;
  • Piegādātāju rēķinu apstrādes cikla paātrināšanās, ļaujot izvairīties no apmaksas kavējuma;
  • Piegādātāju rēķinu apstrāde būs lētāka, jo mazāk darbinieku tiks iesaistīti rēķinu apstrādē, pārsūtīšanā un katrs iesaistītais patērēs mazāk darba laika šim uzdevumam;
  • Piegādātāju rēķinu apstrāde kļūs efektīvāka, un personāls varēs pilnībā koncentrēties uz tiešajiem pienākumiem, nevis uzskaiti un rēķiniem,
  • Būs labāka kontrole pār katru piegādātāju rēķinu apstrādes procesa soli un visu ar to saistīto uzņēmuma darbības komponenti.